Принципы написания сопроводительного письма

Направлять резюме потенциальному работодателю, нужно вместе с сопроводительным письмом. Главная задача сопроводительного письма объяснить некоторые аспекты резюме и показать ценность Вас для работы, на которую Вы претендуете.

Сопроводительное письмо – это второй, а может быть и первый по важности документ, который поможет Вам быстрее найти лучшую работу. Большинство людей не пользуется этим инструментом. Между тем сопроводительное письмо позволяет «протолкнуть» резюме и Вас именно к тем людям, которые принимают решение.

Если основное назначение резюме – дать представление работодателю о Вашем опыте, навыках, умении, то сопроводительное письмо необходимо для того, чтобы установить личностный, индивидуальный контакт с менеджером по персоналу или работодателем.

Роль сопроводительного письма сложно переоценить, ведь оно позволяет соискателю «выделить» свое резюме из общей массы, которые сотнями приходят HR менеджерам и руководителям. Посредством сопроводительного письма вы можете донести до работодателя свою заинтересованность в данной вакансии, свою неординарность и осведомленность, установить первый эмоциональный контакт, причем, не встречаясь с ним ни разу. В обычном случае соискателям удается это сделать только на первом собеседовании, да и то не всем. Но ведь на него нужно еще попасть, не так ли?

Так же, сопроводительное письмо может быть необходимо, если в Вашем резюме есть аспекты, которые, возможно, могут говорить не в вашу пользу и которые невозможно скрыть. В таком случае следует дополнительно объяснить «скользкие» моменты Вашей трудовой биографии и сообщить читателю письма, почему у Вас вызывает интерес данная должность. Сопроводительное письмо должно доказать работодателю, что не смотря ни на что, Вы идеально подходите на эту позицию.

Цель сопроводительного письма состоит в том, чтобы побудить потенциального работодателя обратить внимание на ваше резюме. Прежде чем составлять сопроводительное письмо, необходимо собрать как можно больше информации о компании, в которую вы собираетесь направить резюме. Письмо должно отражать вашу заинтересованность в получении работы именно в этой компании, поэтому вам необходимо продемонстрировать знание сферы деятельности потенциального работодателя и желательно небольшие нюансы этой деятельности.

При написании сопроводительного письма помните о нескольких правилах:

• Как можно подробнее узнайте о компании и о конкретных людях, с которыми планируете общаться;
• «Поражайте» и заинтересовывайте адресата своими знаниями его компании или его самого;

• Избегайте частого использования местоимений таких как «Я»;
• Будьте конкретны и лаконичны при изложении цели вашего обращения. Не увлекайтесь перефразированием своего резюме;
• Содержание должно быть полностью подчинено его «цели» — не распыляйтесь;
• Стиль написания — персонифицированное деловое письмо;
• Формат написания — одна неполная страница текста, несколько абзацев.

Структура сопроводительного письма такова:

Обращение;

• Представление кандидата, т.е. Вас;
• Цель вашего обращения к работодателю;
• Ваша ценность для работодателя: навыки и конкурентные преимущества перед другими соискателями;
• Благодарность и контактная информация.

Теперь разберем подробнее каждый из пунктов.

Обращение:

Желательно, чтобы сопроводительное письмо было именным. Вы можете обращаться как к менеджеру по персоналу, так и к известному Вам руководителю в этой компании. Есть большой шанс, что ему передадут Ваше послание.

Вы так же можете собрать эту информацию самостоятельно — это довольно просто: можно позвонить в компанию, сказать, что хотите отправить резюме по электронной почте, и спросить на чье имя лучше его адресовать. Есть вероятность, что секретарь назовет имя менеджера по персоналу. К тому же на многих корпоративных сайтах есть такая информация.

Объясните, почему вы обращаетесь к данному лицу (напоминание о предшествующем телефонном звонке или встрече, ссылка на лицо знакомое адресату, или на какую-нибудь информацию о данном лице или организации).

Заголовок или обращение письма, вполне может содержать девиз, слоган, крылатую фразу, которая сможет произвести сильное впечатление на того, кто будет его читать. С этой фразы можно начать письмо.

Представление:

В этом пункте очень кратко дайте информацию о себе: ключевое образование и ключевой приобретенный опты (специализация), желательно, чтобы именно в этом опыте и нуждалась компания в данный момент.

Цель обращения к работодателю:

Укажите должность, на которую претендуете, откуда узнали о вакансии. Укажите Вашу специализацию и название должность и, если возможно, компании, где Вы сейчас работаете. Постарайтесь указать что-нибудь, что показало бы, что Вы знакомы с тем, что сейчас происходит в компании. Например, пришла новая управленческая команда, идет реорганизация, создан новый отдел, появилось новое направление деятельности, внедряют новую систему, идет работа над проектом и пр. Укажите, почему Вас заинтересовала эта компания и эта вакансия, почему именно Вы подходите и компании и должности, что Вы сможете сделать для компании.

Ценность и конкурентные преимущества:

Опишите, чем именно Вы можете быть полезным для компании на конкретной должности. Укажите (если это правда), что обладаете опытом и навыками для работы на данной должности. Можно привести пример удачно решенной проблемы: «На предыдущем месте работы мне удалось …». Укажите самые основные факты о Вас, для того, чтобы можно было составить впечатление о Вас, не читая резюме.

Благодарность и контактная информация:

Поблагодарите за время, которое менеджер или руководитель потратили на прочтение. Здесь также удачный момент указать время, место и способ, по которому с вами можно связаться, и что Вы перезвоните через какое-то время, если с вами не свяжутся раньше.

На последок хочется еще раз напомнить несколько золотых правил при написании сопроводительного письма:

• Будьте кратки и лаконичны — пишите только по существу,
• Не перебарщивайте с «похвалами» как себя, так и вашего адресата — это может быть воспринято как нездоровая лесть,
•  Выдерживайте деловой и практичный стиль.

Порядок отсылки сопроводительного письма.

Момент непосредственного отправления письма с резюме является достаточно важным и к нему также необходимо отнестись внимательно.

Представьте себе, что менеджер по подбору персонала современной компании в день получает десятки, если не сотни писем от кандидатов. Менеджер в кадровом агентстве однозначно получает сотни писем в день.

К тому же, не стоит забывать, что менеджер загружен «текучкой»: проведение собеседований, обзвон, подготовка отчетов, участие в аттестациях, организация обучения и пр. Ему некогда читать такую уйму писем, он лишь быстро просматривает заголовки писем и начальные фразы.

Поэтому очень важно внимательно отнестись к теме письма. Можно, конечно, просто указать название должности, что сразу сориентирует кадровика. А можно придумать что-то более оригинальное.

По тем же причинам имеет значение и порядок расположения сопроводительного письма и резюме при отправке. Прежде всего, не стоит использовать вложенные (прикрепленные) документы, большинство менеджеров по персоналу предпочитают им те письма, в которых резюме написаны в основном теле письма — имейте это в виду и не уменьшайте своих шансов.

В теле письма, в его начале, располагается сопроводительное письмо, а за ним уже располагается само резюме.

Это дает возможность сразу же заинтересовать HR-менеджера или руководителя неординарностью послания и привлечь его в дальнейшем и к вашему резюме.

В некоторых случаях сопроводительное письмо имеет смысл отправлять по обыкновенной почте или же отнести самостоятельно в компанию.

Примеры сопроводительных писем

ОБРАЗЕЦ №1

Уважаемый Сергей Петрович!

Компания «Барель»  известна мне как один из лидеров рынка в области подбора менеджеров среднего и высшего звена.

Сфера моих профессиональных интересов (и мое желание продолжить карьеру) лежит в области постановки регулярного менеджмента и реализации функций бизнес — администрирования.

У меня 2-х летний опыт работы в сфере бизнес — администрирования в должности помощника топ — менеджеров, в результате чего я получил возможность сформировать определенное комплексное видение функционирования различных систем управления. Имею практический опыт постановки с нуля и инициирования работы системы регулярного менеджмента (стратегическое и оперативное планирование, бюджетирование, управленческая отчетность и управленческий анализ, администрирование).

Считаю, что моя кандидатура могла бы заинтересовать Вас в данном контексте. Возможно, Вас также заинтересует наличие высшего профильного образования, дипломов с отличием, а также наград и стипендий за победы в региональных и всероссийских олимпиадах по менеджменту, что в определенной степени свидетельствует о моем стремлении к самосовершенствованию.
Полагаю, что с учетом своей квалификации мог бы претендовать на должности:

• специалист по бизнес — администрированию,
• помощник топ-менеджера (первого лица),
• заместитель исполнительного, административного директора.

В компании, где должным образом будет оценена моя работоспособность, инициативность и стремление делать на несколько шагов больше.

Спасибо за внимание моему письму.

С уважением, Андрей Смирнов

ОБРАЗЕЦ №2

Уважаемый Анатолий Семенович!

От вашего сотрудника, Станислава Николаевича Седого, узнал о том, что в вашей компании есть вакантная должность менеджера по маркетингу. Игорь Петрович в общих чертах ознакомил с тем, в чем заключается эта работа, в результате чего я пришел к выводу, что могу принести значительную пользу вашей компании, работая в этой должности.

В настоящее время являюсь менеджером по маркетингу корпорации «Оберон». У меня прекрасные отношения с руководством компании, но, учитывая свои профессиональные достижения и сильные стороны, я пришел к выводу, что мои деловые качества больше соответствую той атмосфере предпринимательского бизнеса, которая присуща вашей компании.

Как будет видно из прилагаемого к этому письму резюме, широкий диапазон маркетинговых функций, которые я выполнял на протяжении всей своей карьеры, вполне соответствует сфере деятельности компании «Фаворит», распространившейся в последнее время на 27 новых регионов. Кроме того, у меня имеется обширный опыт в следующих областях: совместная торгово-промышленная реклама, региональные продвижения продуктов, маркетинговые исследования рынка — т.е. в тех сферах деятельности, которые, как я предполагаю, были бы моими основными должностными обязанностями, если бы я был принят на работу в вашу компанию. Как может подтвердить Станислав Николаевич, я чрезвычайно прилежный и преданный работник, хорошо адаптируюсь в любом коллективе.

Если у вас есть какие-то вопросы, связанные с любым аспектом моей трудовой биографии, можете обращаться ко мне в любое удобное для вас время. С удовольствием приму предложение встретиться с вами и рассказать несколько больше о том, какую пользу, по моему мнению, я мог бы принести вашей фирме.

Чрезвычайно признателен вам за интерес и внимание, проявленные к моему письму. Надеюсь на ответ на мое предложение.

С уважением,

Злобин Николай Николаевич